A principios del confinamiento escribí aquí un artículo intentando descifrar qué deberíamos hacer los profesionales que nos dedicamos al mundo de los eventos ante una crisis de esta magnitud. El ejercicio me vino muy bien para tener una hoja de ruta ante un panorama totalmente desconocido; no es lo mismo tomar decisiones en privado que comprometerte públicamente a seguir un camino. Lanzar fórmulas mágicas es precioso, pero aplicártelas luego trabajando en un contexto tan atípico como este es más complicado.

A nivel personal, te sirve para priorizar y marcar la estrategia de forma más sencilla; para tu equipo es importante también saber por qué camino tirar en caso de dudas.

Por tanto, hoy quería recopilar qué acciones hemos ido emprendiendo en el Valencia Boat Show tras generar nuestra hoja de ruta:

  • Hemos cumplido a rajatabla la eliminación total de la proactividad comercial. Hemos creado un proyecto al que titulamos ‘Ayudas al sector’ y en el que hemos ido trabajando en una serie de propuestas que pueden ayudar a nuestras empresas. La solidaridad está por encima de cualquier otro objetivo comercial ya que si no tenemos empresas náuticas no tendremos salones náuticos.
  • Hay un tema que nos tiene felizmente sorprendidos; pese a no haber escrito ni un correo electrónico ni hecho ninguna llamada comercial, nos han contactado por diversos motivos; os cuento los tres más curiosos. Un visitante nos preguntó el precio de las entradas a través del chat de la web (siete meses antes y en medio de una pandemia global); un empresario de un país muy lejano al nuestro (no voy a decir el país por discreción) nos pidió información sobre el salón porque hay un grupo de empresas náuticas que lo ven interesante, y una importante firma de automóviles nos pidió presupuesto para ser el vehículo oficial del Valencia Boat Show 2020. Ya os contaremos…
  • Hemos hecho una inversión de horas astronómica en la optimización de nuestro CRM. En nuestro caso usamos el Hubspot en su versión gratuita y estamos muy contentos. Cuando alcancemos a Dusseldorf quizás necesitemos uno de pago, pero ahora nos sobra para nuestras necesidades. Hemos actualizado todos los datos de contacto, teléfonos y correos electrónicos de las casi 2.500 empresas que, como dicen los angloparlantes, conforman nuestro grupo de ‘stakeholders’. Hemos eliminado unos 300 contactos erróneos o desactualizados y hemos sumado casi 500 que no teníamos archivados.
  • Hemos hecho del Trello nuestra herramienta de cabecera. Yo, cada vez que abro el ordenador, lo primero es abrir el chrome con dos pestañas: la del Trello con mis seis tableros del salón organizados por áreas de trabajo y el Hubspot con la base de datos. Al final, todas las herramientas son maravillosas, pero dependen de que el equipo la use. Y tengo que felicitar al mío porque es una de las claves de que estemos funcionando como un reloj. Solo estoy dolido porque Javi Latorre, el hombre que ha diseñado y seguirá diseñando toda nuestra imagen de marca, me ha obligado a cambiar el skype por el zoom y yo con el skype era muy feliz.
  • A nivel de comunicación, nos hemos puesto a generar contenido y a intentar que sea de calidad. Hemos seleccionado una serie de historias curiosas relacionadas con el mundo de la navegación y publicamos una diariamente en todas nuestras redes sociales. Estoy muy contento con esta decisión ya que, aunque nos quita mucho tiempo, creo que la gente lo agradece y nos posiciona bien en un momento tan duro como este.

23/04/20 – ¿Qué hacer como evento ante una crisis de estas dimensiones?

Creo que a todos los que nos dedicamos al mundo de los eventos y no nos hemos visto obligados a aplazar o postponer en los últimos días nos ocupa el mismo interrogante a todas horas: ¿qué hacer como evento ante un escenario como este?

En el caso del Valencia Boat Show, al celebrarse a finales de octubre, lo primero que hemos hecho (y seguimos haciendo) es crear todos los procesos necesarios para adaptarnos a la redimensión que nos vaya marcando la crisis. Ahora nadie sabe qué hacer; tenemos que absorber información como esponjas y no fiarnos de nadie que diga tener la solución a esto; es mentira. No hay otra que reelaborar la estrategia prácticamente a diario; quien se siente a esperar para ver qué pasa y luego decidir toma el camino directo hacia el fracaso. No es tiempo de vacaciones, sino de agudizar los sentidos y las neuronas.

  • El eje central de todas nuestras actuaciones debe ser poner la solidaridad por encima de todo. El alcance de la crisis va a ser enorme y hay que ponerse a disposición del sector para ayudar en lo que podamos. Y si somos capaces de proponer acciones concretas en lugar del bienintencionado: “este es mi contacto, llámame para lo que necesites”, mejor que mejor. Tenemos que lograr como sector que supere la crisis el mayor número de empresas posible.
  • Huir de la proactividad comercial hasta que la supervivencia deje de marcar nuestro día a día. Cuando estás analizando si tu empresa podrá sobrevivir, no te ayuda que alguien te intente vender algo que no sea de primera necesidad. Si como evento has hecho bien tu trabajo previamente, tu público objetivo sabe perfectamente cuál es el perfil de tu evento y cuándo se celebra. Es grosero aprovechar una crisis proactivamente. Y quien crea que le puedes ayudar, acudirá a ti; a nosotros ya nos ha pasado.
  • Simplificar tu plan de negocio en un Canvas que pueda cambiar diariamente. Prácticamente todos los elementos que rodean a tu evento van a cambiar a medida que la crisis avance. Y ponerse en la piel de las empresas del sector para generarles ideas que les puedan ayudar a salir adelante.
  • Por último, una mejora intensiva del backoffice: optimización de la web y del CRM, aprovechar para engrasar tus herramientas de gestión de los procesos (Trello, Asana o lo que uses), limpiar tus bases de datos, generar contenido de calidad…Lo que hacemos en casa estos días limpiando las líneas blancas que separan los azulejos en el baño.

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